Gestione Documentale-Business File
Gestione Documentale:
Archivia, organizza, gestisci, ricerca e condividi i tuoi documenti con facilità ed efficienza grazie a Business File
I vantaggi
Perchè scegliere Business File
Business File si configura come uno strumento indispensabile per il potenziamento completo dell’ecosistema aziendale. Ottimizzando i flussi di lavoro e facilitando la condivisione delle informazioni, questo software apporta benefici a ogni settore aziendale, migliorando globalmente efficienza e produttività. Che si tratti del reparto commerciale, finanziario, logistico, della produzione o di qualsiasi altra unità, Business File è un alleato prezioso nel raggiungimento degli obiettivi aziendali. Scegliendo Business File, non solo ottieni una soluzione completa per la gestione documentale, ma anche un partner affidabile per aumentare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare la produttività della tua azienda.
Business File è più di un semplice software di archiviazione; è uno strumento completo per la gestione documentale, progettato per ottimizzare i processi aziendali, migliorare la collaborazione e garantire la sicurezza e l’integrità dei dati aziendali.
Grazie alla sua flessibilità e modularità, Business File si adatta a ogni azienda e funzione aziendale, fornendo strumenti per la conservazione a norma di legge, la gestione dei workflow, la fatturazione elettronica e molto altro ancora. Con Business File, la tua azienda migliorerà l’efficienza operativa, ridurrà i costi di gestione documentale e sarà conforme a tutte le normative, diventando più competitiva sul mercato, più resiliente nell’affrontare le sfide del mondo moderno e maggiormente sostenibile.
Efficienza operativa e flussi aziendali ottimizzati
Business File permette alle aziende di ottimizzare i propri processi documentali, riducendo i tempi di ricerca e migliorando complessivamente l’efficienza operativa. Grazie alla digitalizzazione dei documenti e a una struttura organizzata, gli utenti possono accedere rapidamente alle informazioni necessarie, facilitando decisioni tempestive. Inoltre, una gestione documentale più efficiente e accessibile (anche da remoto) favorisce la condivisione rapida e sicura delle informazioni tra i dipartimenti, potenziando la collaborazione e l’efficacia aziendale.
Riduzione dei costi
Grazie alla digitalizzazione dei documenti e alla riduzione dell’uso della carta, Business File consente alle aziende di risparmiare sui costi di archiviazione (spazio) e gestione documentale, inclusi quelli relativi a stampanti e manutenzione. Inoltre, processi ben gestiti accelerano i flussi aziendali e riducono o eliminano completamente le possibilità di errore, comportando un significativo risparmio economico (tempo, efficienza, sanzioni, ecc.). Si stima che un operatore addetto alla gestione dei documenti risparmi 200-220 ore l’anno utilizzando un buon software di archiviazione documentale. Queste ore possono tradursi in risparmio puro oppure essere reimpiegate in attività a maggior valore aggiunto, apportando un netto beneficio all’azienda.
Servizio clienti efficiente e supporto dedicato
Business File è accompagnato da un eccellente supporto clienti e servizi di consulenza specializzata, offrendo agli utenti assistenza rapida e competente per risolvere problemi e ottimizzare l’uso del software.
Massima personalizzazione e adattabilità alle esigenze specifiche dell’azienda
Business File offre opzioni di personalizzazione e adattabilità, permettendo alle aziende di configurare il software in base alle proprie esigenze specifiche e alle caratteristiche del loro settore.
Sicurezza migliorata, riduzione del rischio e conformità normativa
Business File offre funzionalità avanzate per garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati aziendali, proteggendo le informazioni sensibili da accessi non autorizzati e perdite. Con la conservazione sostitutiva a norma di legge e altre funzionalità di compliance, Business File aiuta le aziende a rispettare gli standard normativi e legali applicabili al trattamento dei dati.
Costante innovazione e aggiornamenti per rimanere al passo con le esigenze aziendali
Business File è dedicato all’innovazione e al miglioramento continuo, offrendo regolarmente aggiornamenti del software con nuove funzionalità e miglioramenti delle prestazioni per soddisfare le esigenze in continua evoluzione delle aziende.
Principali funzionalità
La modularità, la scalabilità e la personalizzazione sono i tratti distintivi di Business File.
Centralizzazione della gestione dei documenti
Business File si distingue per la sua capacità di centralizzare la gestione dei documenti, permettendo di archiviarli, consultarli, modificarli, stamparli e spedirli con facilità. Questo approccio favorisce una migliore organizzazione dei dati aziendali, migliorando l’efficienza e la produttività..
Flessibilità nella classificazione e archiviazione dei documenti
Una delle caratteristiche distintive di Business File è la sua flessibilità nella classificazione e archiviazione dei documenti. Puoi gestire questo processo manualmente, automaticamente o in modalità massiva, adattandolo alle esigenze specifiche della tua azienda.
Organizzazione intuitiva e ricerca efficace dei documenti
Il software ti consente di organizzare i documenti attraverso categorie e fascicoli, offrendo un sistema intuitivo e ben strutturato per trovare e gestire le informazioni con facilità. Questo favorisce una migliore organizzazione dei dati aziendali, incrementando l’efficienza e la produttività complessiva.
Collaborazione nelle diverse gestioni aziendali
Business File facilita la collaborazione tra i membri del team, permettendo loro di condividere e lavorare sui documenti in modo sinergico e sincronizzato. Questo favorisce la condivisione delle conoscenze e stimola l’innovazione all’interno dell’azienda.
Modularità e configurabilità per un utilizzo personalizzato
Grazie alla sua elevata modularità, Business File permette di personalizzare la soluzione in base alle proprie esigenze. Tra le opzioni disponibili ci sono il workflow documentale, l’archiviazione massiva tramite barcode e QR code, l’archiviazione delle email, la fatturazione elettronica e la conservazione a norma di legge. Inoltre, il software offre integrazioni con MS Outlook, Business Cube 2 e intermediari SDI, garantendo una gestione completa dei dati aziendali.
Fatturazione elettronica e conservazione a norma di legge
Business File, integrato con Business Cube, gestisce l’intero ciclo della fatturazione elettronica, comprensivo di firma digitale, invio al sistema di interscambio e conservazione a norma di legge. Questa funzionalità semplifica il processo di fatturazione, assicurando conformità normativa e sicurezza dei dati..
Protezione dei dati, privacy e gdpr
Business File rispetta le normative GDPR, offrendo opzioni avanzate di protezione dei dati, tra cui autenticazione sicura, crittografia dei documenti e tracciamento delle operazioni. Queste funzionalità garantiscono la sicurezza e la riservatezza dei dati aziendali, proteggendo le informazioni sensibili da accessi non autorizzati e perdite.
Accesso mobile e remoto
Con Business File, gli utenti possono accedere ai propri documenti da qualsiasi luogo e dispositivo, garantendo maggiore flessibilità e libertà operativa. Questa funzionalità consente ai dipendenti di lavorare in modo più efficiente, sia in ufficio che in viaggio. Inoltre, l’accesso ai documenti in tempo reale tramite dispositivi mobili riduce i ritardi e migliora la collaborazione tra i membri del team, facilitando una comunicazione più fluida e una risposta tempestiva su progetti e decisioni aziendali.
I PLUS DI BUSINESS FILE
- -Soluzione completamente italiana
- Impegno per la sostenibilità ambientale
- Integrazione nativa con l’ERP Business Cube di NTS Informatica
- Compatibile con altri software tramite SDK o Web Services
- Archiviazione, ricerca e condivisione di documenti digitali
- Ricerca e download di documenti digitali tramite app per iOS e Android
- Gestione della fatturazione elettronica attiva e passiva
- Firma digitale e conservazione digitale, sia in-house che in outsourcing
- Workflow documentale
- Integrazione con MS Outlook e gestione e-mail integrata (ERP Business)
- Gestione ordini NSO Compliance con la privacy e il GDPR
- Archiviazione automatica tramite file system, barcode e QR code
- Facile installazione e configurazione iniziale
