È l’ERP ad adattarsi ai tuoi processi aziendali… o è la tua azienda a dover adattare i processi ai limiti del software? Se ti rivedi in quest’ultima situazione, allora molto probabilmente è arrivato il momento di cambiare ERP.

Una decisione non facile, certo, ma che diventa indispensabile quando il gestionale non soddisfa più i bisogni dell’azienda e non ne accompagna la crescita, anzi, la limita.

Diversi segnali possono aiutarti a capire se è scattata l’ora della pensione per il tuo software ERP. Noi li abbiamo analizzati uno ad uno, realizzando una checklist che ti aiuterà a riconoscere se è tempo di sostituire il vecchio gestionale con un nuovo strumento evoluto come Business Experience.

Quando il gestionale ERP diventa un limite

Un gestionale ERP nasce per pianificare tutte le risorse d’impresa e coordinare i numerosi processi aziendali. Per questo, non appena adottano un nuovo gestionale, le aziende scelgono i moduli più congeniali al proprio settore e ai propri workflow: dalla contabilità alla gestione del personale, dalla supply chain alla produzione, dalla logistica alle vendite.

Un’azienda però non è un’entità granitica che rimane immutata nel tempo. Un’impresa cambia e cresce, ristruttura i propri processi, avvia nuove linee, adotta nuovi strumenti oppure semplicemente si adatta ai cambiamenti (e alle crisi) del mercato.

A volte tutto si risolve adottando nuove funzioni del software. Altre volte, però, l’ERP semplicemente non riesce a stare dietro ai cambiamenti. Ed è qui che nascono i problemi.

Se l’ERP non asseconda i nuovi processi aziendali, l’impresa si trova a dover studiare escamotage e procedure parallele per aggirare il sistema. E non è solo un problema di operatività: a cascata, l’obsolescenza del software ERP si trascina dietro dati frammentati o incompatibili, difficoltà di integrazione con altri strumenti aziendali, e costi che lievitano silenziosamente.

Un vero limite, né più né meno.

5 segnali (+1) che indicano che è ora di cambiare l’ERP

Cambiare il gestionale non è un’idea che nasce così, dal giorno alla notte. Deve essere una presa di posizione sensata, dettata da evidenze reali e non dalla semplice constatazione che “è da anni che abbiamo questo software, forse è il momento di cambiarlo”.

I segnali principali sono 5 e meritano tutti un’attenzione speciale. Soprattutto se si manifestano insieme.

• Usi troppi strumenti esterni all’ERP: se molte attività vengono gestite al di fuori dell’ERP, significa che il gestionale non riesce a coprire più in modo adeguato il workflow aziendale;
• Risconti problemi frequenti con i dati: se per ottenere dati utili hai bisogno di check continui o di ricostruire le informazioni consultando fonti diverse, vuol dire che l’ERP non costituisce più una sorgente unica e affidabile;
• Fatichi a interfacciare l’ERP con altri strumenti: l’architettura del gestionale diventa un limite se ogni nuova integrazione (ad esempio con applicativi come MES, CRM e strumenti di business intelligence) richiede procedure complesse;
• L’ERP complica le procedure anziché semplificarle: è il segnale direttamente collegato alla diminuzione della produttività, all’aumento delle inefficienze e all’incremento dei costi operativi, causate da una scarsa usabilità o dalla mancanza di un workflow strutturato, che portano al moltiplicarsi di procedure e strumenti alternativi per aggirare il sistema;
• La tua azienda è cresciuta, ma l’ERP non la segue: nuove sedi, nuovi mercati, aumento dei volumi, un nuovo reparto. Se il vecchio sistema non è progettato per la nuova realtà aziendale, la soluzione può essere solo una, ed è cambiarlo.

L’aspetto da non sottovalutare prima di cambiare l’ERP

Infine c’è un ultimo aspetto. Non è un vero e proprio segnale indicativo per il passaggio a un nuovo software ERP, ma merita comunque un’attenzione speciale.

Viviamo ormai nell’era dell’IA, una tecnologia che sta rivoluzionando tutti i settori portando verso la semplificazione delle attività, l’automazione dei processi e un accesso più veloce alle informazioni.

Se il tuo attuale ERP non prevede un’interfaccia con funzionalità di Intelligenza Artificiale (già implementate o di prossimo sviluppo), il rischio di rimanere indietro in un’era in cui la velocità di adozione di nuove tecnologie rappresenta un fattore competitivo cruciale è molto alto. Un software ERP  già pensato per esplorare questa nuova dimensione, al contrario, mantiene il passo del futuro e ti permette di migliorare produttività e controllo.

Le sfide nel cambio di un gestionale ERP

Uno dei problemi principali quando si cambia un asset importante come un ERP è la transizione dal vecchio al nuovo strumento.

Le resistenze del personale e l’inevitabile periodo di apprendimento iniziale sono visti come ostacoli all’adozione del nuovo software; una situazione che molto spesso spaventa le imprese, arrivando persino a inibire la loro intenzione di investire in un nuovo ERP.

Non cambiare usando la scusa del “Abbiamo sempre fatto così” è, per fare il verso a una famosa citazione di Grace Murray Hopper, “la scusa più pericolosa in assoluto”.

Privarsi di uno strumento solo perché si ha paura di cambiare è una mossa che va contro l’interesse stesso dell’impresa, soprattutto se consideriamo che l’ERP riveste un ruolo strategico per rafforzare la resilienza della struttura aziendale, specie in un mercato globale contraddistinto da continui cambiamenti e forti instabilità.

E poi, dobbiamo ricordare che è sempre possibile agevolare l’integrazione del nuovo ERP nei flussi di lavoro quotidiani, grazie all’adozione di un valido Change Management gestionale, cioè un approccio strutturato per guidare il personale nella delicata fase di transizione.

Non ci sono scuse, quindi: se è davvero arrivato il momento di cambiare il gestionale ERP, non ti resta che fare il prossimo passo.

Cosa fare prima di cambiare il gestionale ERP

Ora sai che hai bisogno di sostituire l’ERP aziendale, ma la consapevolezza da sola non basta: la vera sfida è capire cosa serve alla tua impresa. E per capire il “cosa”, bisogna prima di tutto analizzare il “come”.

• Come dovranno essere ottimizzati i futuri flussi di lavoro?
• Come dovranno dialogare tra loro i diversi strumenti aziendali?

Il punto non è solo individuare i limiti oggettivi del vecchio gestionale, ma mettere a fuoco qual è il problema che stai effettivamente cercando di risolvere scegliendo un nuovo ERP.

Una volta fatto questo, sarà più facile valutare le diverse soluzioni in campo e trovare lo strumento che meglio si adatta alla specificità del tuo caso, così come i moduli e le funzionalità necessarie per accompagnare la crescita della tua azienda. Ed evitare così di ritrovarti nella stessa situazione tra 2 o 3 anni.

Quello che ti servirà sarà sicuramente un software scalabile, facilmente integrabile ai tuoi asset aziendali e completamente personalizzabile. Un software che offre tutti gli strumenti necessari per rendere la tua azienda più organizzata, ma soprattutto più competitiva. Un software come l’ERP Business Experience di NTS Informatica.

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