Che cosa significa “ERP integrato” e quando conviene scegliere un sistema di questo tipo? Questa è la domanda a cui risponderemo nel nostro articolo. Ma prima partiamo con una premessa.

Un ERP integrato è un software capace di collegare sia i dati dei reparti sia le diverse applicazioni aziendali, tutto all’interno di un unico sistema. Sistema che, proprio in virtù della sua capacità di unire dati e strumenti separati, può definirsi più completo, e quindi realmente capace di supportare la gestione dell’impresa a 360°.

Scopriamo insieme tutti i vantaggi di questo sistema.

ERP integrato: cos’è e perché è importante

Molto spesso, negli articoli di settore e nelle brochure di presentazione delle software house, troviamo la parola ERP accostata quasi automaticamente al termine “integrato”. Il leitmotiv è così diffuso che ha finito per banalizzare il concetto stesso di integrazione. Il che porta a pensare che qualsiasi ERP sia per definizione integrato.

Non è affatto così.

Per ERP intendiamo uno strumento che pianifica le risorse d’impresa, permettendo di gestire le attività operative di diversi reparti (ad esempio amministrazione, magazzino, logistica o produzione). L’ERP integrato fa qualcosa di più.

Da un lato, collega tra loro le varie aree dell’impresa, creando un terreno condiviso di dati per gestire i processi con maggiore continuità. In altre parole, le informazioni non restano chiuse in un reparto, ma diventano accessibili a tutte le funzioni per automatizzare i flussi tra i vari reparti.

Dall’altro lato, ERP integrato significa collegare il sistema gestionale centrale ad altre applicazioni aziendali. Potrebbe trattarsi anche di applicativi esterni, come ad esempio software terzi utilizzati dai diversi reparti per svolgere attività specifiche.

Anche questi applicativi producono dati che devono essere archiviati e messi in condivisione con gli altri strumenti aziendali. Se questo non avviene, l’azienda si trova a lavorare con dati frammentati, informazioni poco coerenti e attività non sempre collegate al processo aziendale complessivo.

Un esempio che ci aiuta a capire meglio questo cambio di approccio?

Un esempio di integrazione ERP

Prendiamo un’azienda che vende online e che riceve un ordine dal proprio e-commerce.

Senza integrazione, qualcuno del reparto vendite deve inserire manualmente l’ordine all’interno del gestionale, verificare la disponibilità a magazzino, aggiornare i dati manualmente e poi emettere fattura: un processo lento ad alto tasso di errori e ritardi.

Con un ERP integrato, tutto è più semplice e automatico: l’ordine confluisce automaticamente nel sistema, il magazzino si aggiorna in tempo reale e la fattura può essere generata senza ulteriori passaggi manuali. Semplice.

Quali strumenti può integrare un ERP?

Ok l’integrazione… ma con che cosa, esattamente?

Un ERP è caratterizzato di solito da moduli specifici per ogni area dell’azienda. C’è quindi il modulo per l’amministrazione e la contabilità, il modulo per il magazzino e la logistica, il modulo per la produzione, etc…

In un sistema non integrato, tutte queste funzioni core lavorerebbero come isole separate, ciascuna con i propri dati e i propri strumenti, senza possibilità di dialogo. Le conseguenze di questa frammentazione le conosciamo già.

Oltre ai moduli nativi di un ERP integrato, sappiamo che l’integrazione riguarda anche il collegamento con applicativi esterni al sistema gestionale. È qui che l’ERP integrato mostra il suo valore aggiunto, perché mette in comunicazione strumenti che ogni azienda usa quotidianamente, come:

• Piattaforme e-commerce: per sincronizzare ordini, disponibilità e anagrafiche clienti;
• Software di fatturazione elettronica: per automatizzare l’emissione e la registrazione dei documenti;
• Sistemi di business intelligence: per costruire report e analisi a partire da dati già consolidati;
• Soluzioni di e-procurement: per gestire gli scambi informativi con fornitori e partner.

Naturalmente, l’integrazione con piattaforme e sistemi interni andrà concretizzata attraverso apposite funzioni o connettori per l’interfacciamento tra l’ERP e i sistemi che, caso per caso, andranno integrati. L’integrazione tra strumenti diversi permette all’azienda di strutturare un workflow management più efficace ed efficiente, garantendo pieno controllo dei flussi di lavoro e una perfetta tracciabilità di ogni processo aziendale.

Quando scegliere un ERP integrato

Non è obbligatorio avere un ERP integrato. Ci sono però alcune situazioni in cui l’integrazione è caldamente raccomandata.

Un’azienda che lavora con più software scollegati tra loro è costretta ad allocare molte risorse in attività di scarso valore come l’inserimento o l’aggiornamento manuale dei dati. Con il rischio ulteriore che ogni inserimento possa trasformarsi in un’occasione per sbagliare.

Il tempo perso si unisce così a informazioni lacunose o discordanti tra i reparti. L’affidabilità dei dati aziendali ne risulta compromessa, e gestire i processi diventa un’attività quasi aleatoria, che sfugge a un vero controllo.

Questo porta direttamente a un altro problema: la difficoltà ad avere una visione d’insieme dell’azienda. Quando i dati sono sparsi su più sistemi (e magari nemmeno aggiornati e coerenti tra loro), costruire un report affidabile è praticamente impossibile, e prendere decisioni è come giocare a dadi.

C’è anche un’altra situazione in cui un ERP integrato rappresenta la svolta, ed è quando un’azienda cresce.

Quando aumentano il volume di lavoro e la complessità dei processi, gli strumenti in essere potrebbero non reggere il passo. Molte imprese scelgono così di implementare nuovi software: ma ogni nuova applicazione deve integrarsi all’interno dell’ecosistema esistente.

Il punto è: come?

ERP, integrazioni e personalizzazione

Ogni strumento utilizzato dall’azienda può essere potenzialmente integrato all’interno dell’ERP… purché quest’ultimo sia un software flessibile e configurabile.

Ogni azienda ha processi, priorità e modalità operative specifiche, e un ERP deve adattarsi per sostenere l’organizzazione e accompagnarne l’evoluzione.

Moduli e funzioni devono essere implementati in base alle reali necessità aziendali, anche in modo scalabile nel tempo, ad esempio quando un’impresa cresce e ha bisogno di aggiungere funzionalità, collegare nuovi processi o adottare nuovi modelli organizzativi.

Nei software ERP modulari, quando si attivano o si disattivano moduli, l’installazione viene rimodellata in base alle necessità aziendali e alle scelte di configurazione adottate, ma sempre nel perimetro dell’ambito preconfigurato già definito dal produttore del programma. Si tratta di una forma di “personalizzazione” utile, ma per sua natura limitata a determinati parametri.

NTS Informatica fornisce l’ERP Business Experience seguendo una logica simile ma allo stesso tempo profondamente diversa: il software viene sì fornito con una vasta gamma di moduli per consentire la massima flessibilità, ma le logiche e le tecnologie poste alla base stessa del suo sviluppo, prevedono in partenza, e favoriscono, la possibilità di profonde integrazioni con i processi e gli strumenti dell’azienda.

Questo significa poter intervenire in fase di personalizzazione sulla logica stessa con cui il sistema gestisce le informazioni: come sono strutturati i dati, come dialogano i reparti, come si integrano gli strumenti esterni che l’azienda già utilizza. Attraverso potenti strumenti di programmazione per gli sviluppatori e, in alcuni casi, anche appositi connettori per soluzioni esterne, Business Experience può davvero essere modellato e personalizzato sulle necessità del cliente.

È questo a fare di Business Experience un software ERP realmente integrato. Con tutti i vantaggi che ne derivano.

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