Sincronizzazione dei reparti in azienda: tutto parte dall’ERP
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In molte imprese capita ancora che il reparto vendite non sappia cosa c’è in magazzino, che l’amministrazione scopra troppo tardi delle fatture non emesse, o che la produzione lavori senza seguire la reale situazione degli ordini.
Questo succede quando le aziende non sfruttano il potenziale dei dati ERP o di un software gestionale.
Un sistema centralizzato di raccolta e condivisione delle informazioni è l’unico strumento in grado di sincronizzare i diversi reparti aziendali e renderli parte di un unico organismo che si muove nella stessa direzione. Vediamo come.
Il problema della sincronizzazione dei reparti
Siamo abituati a pensare alle aziende come macchine produttive. Ma un’azienda è prima di tutto una macchina di informazioni.
Ogni giorno, un’impresa produce e consuma una quantità notevole di dati. Ciascun reparto ha i suoi: il ramo commerciale gestisce i clienti e archivia dati sulle trattative; la produzione riceve ordini e pianifica il carico di lavoro; il magazzino traccia le scorte; e poi c’è l’amministrazione, che governa tutti i flussi finanziari.
Il punto è che i reparti non lavorano a compartimenti stagni. In azienda tutto è (o almeno dovrebbe essere) connesso. Ed ecco allora che la mole di dati e la complessità di relazioni inter aziendali richiedono uno sforzo di semplificazione enorme per rendere più fluida la comunicazione e sincronizzare i reparti.
L’ERP è lo strumento pensato per fornire una base tecnologica comune per semplificare il passaggio delle informazioni ed evitare tutti quegli ostacoli che complicano la gestione aziendale: i colli di bottiglia che bloccano la produzione, le incomprensioni che fanno ritardare le consegne, le perdite di tempo nel riconciliare i dati tra i diversi reparti.
Cosa sono i dati ERP
L’ERP (Enterprise Resource Planning) è un software gestionale che mette a disposizione un sistema centralizzato per archiviare e condividere informazioni tra i vari reparti aziendali, e di conseguenza pianificare e organizzare le attività.
Alla base di tutto ci sono i dati ERP, che non sono altro che le informazioni generate dalle varie ramificazioni dell’azienda, e che il sistema si occupa di registrare, raccogliere e condividere con l’intera macchina aziendale.
I dati ERP hanno alcune caratteristiche interessanti.
A differenza dei dati silos, che rimangono contingentati all’interno di un singolo reparto, i dati ERP sono trasversali per natura. Non riguardano solo l’area in cui quei dati sono prodotti e gestiti, ma ricadono e influenzano tutte le altre.
L’altro vantaggio è che sono dati completi e sempre aggiornati in tempo reale: ogni attività, ogni azione li alimenta in modo automatico, fornendo una visione d’insieme coerente, fondamentale per sincronizzare i reparti.
Inoltre, i dati ERP nascono solitamente da processi automatizzati, e non da inserimenti manuali. Questo permette di bypassare errori di trascrizione o duplicazione, fin troppo frequenti all’interno delle PMI non digitalizzate.
Esempi di dati ERP, reparto per reparto
La sincronizzazione dei dati nell’ERP tocca ogni area dell’azienda, con vantaggi notevoli dal punto di vista strategico e operativo. Ecco qualche esempio.
| Reparto | Cosa cambia grazie ai dati ERP |
| Commerciale e vendite | Listini prezzi, storico dei clienti e disponibilità del magazzino permettono di fare offerte più veloci e pertinenti |
| Magazzino e logistica | Ordini di vendita e acquisto permettono di sincronizzare il lavoro del magazzino |
| Produzione | Ordini e disponibilità dei materiali consentono di pianificare e avviare la produzione sulla base delle reali esigenze |
| Amministrazione | Dati contabili e movimenti finanziari sono registrati e aggiornati in automatico |
| Customer service | Storico di ogni cliente permette una gestione più efficace del post vendita |
Come i dati ERP sincronizzano le attività aziendali
Un ERP fa principalmente due cose.
Da un lato rende più accessibili i dati ai diversi reparti; dall’altro, trasforma questi dati in automatismi che snelliscono la gestione aziendale.
Un esempio ci aiuterà a capire meglio il funzionamento.
Un commerciale fa un’offerta al cliente e conferma un ordine: l’ERP registra l’ordine e fa partire automaticamente la produzione e la predisposizione dei documenti amministrativi. Poi, quando l’ordine è stato lavorato, la palla passa in mano agli addetti alla logistica, che preparano la consegna.
Tradotto: se tutti sanno tutto in tempo reale, tutti sanno anche cosa devono fare.
L’agente verifica la disponibilità in magazzino prima di fare un’offerta, l’addetto alla produzione vede esattamente cosa deve produrre, il magazziniere si prepara agli ordini in arrivo, il controller monitora i margini di ogni commessa. Tutto avviene in modo automatico, fluido, semplice.
Questa automazione dei flussi tra i reparti permette di risparmiare tempo ed energie, ma offre anche la garanzia che tutto fili liscio. L’ERP lavora sul fronte dell’efficienza e pure dell’efficacia delle operazioni aziendali: si lavora meglio, si sbaglia meno.
E non è nemmeno l’unico vantaggio.
I dati ERP consentono una tracciabilità completa delle operazioni: le attività aziendali sono monitorate in tempo reale e registrate dal sistema, semplificando il lavoro di controllo e audit. Così, anche in caso di problemi, è più facile risalire alla causa e capire cosa è andato storto nel processo.
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