CHI DEVE APPLICARLO?

Con l’approvazione del D.Lgs. 24/2023, l’obbligo di mettere a disposizione uno strumento informatico per segnalare illeciti si estende alle aziende che impiegano almeno 50 dipendenti. Questa disposizione si applica anche alle aziende con un numero inferiore di dipendenti, purché rientrino nell’ambito di applicazione del D.Lgs. n. 231/2001 e abbiano adottato i modelli di organizzazione e gestione previsti, come specificato nell’articolo 2, comma 1, lettera q) del D.Lgs. 24/2023. Tale strumento deve garantire la completa anonimia e l’assenza di possibilità di tracciamento per chi effettua la segnalazione.

Questo obbligo è stato introdotto per garantire che le organizzazioni siano dotate degli strumenti necessari per rilevare e affrontare prontamente le irregolarità interne. Le aziende sono tenute a stabilire procedure chiare e accessibili per la segnalazione, garantendo al contempo la riservatezza e la protezione dei whistleblower. La nomina di un responsabile per il whistleblowing e la formazione dei dipendenti sulle procedure sono elementi chiave per il successo di questa iniziativa.

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RISCHI ASSOCIATI ALLA MANCATA APPLICAZIONE DEL WHISTLEBLOWING

La mancata applicazione del whistleblowing può avere conseguenze gravi per le aziende. Senza un sistema di segnalazione efficace, le attività illegali o non etiche possono proliferare all’interno dell’organizzazione, compromettendo la reputazione, la fiducia dei clienti e l’integrità stessa dell’azienda. Inoltre, i dipendenti potrebbero sentirsi insicuri o impotenti nel denunciare comportamenti scorretti, il che può danneggiare la cultura aziendale e la moralità dei lavoratori.

SANZIONI

La direttiva europea e l’ordinamento giuridico italiano prevedono sanzioni significative per le aziende che non rispettano l’obbligo di implementare un sistema di whistleblowing o che perseguono ritorsioni contro i whistleblower. Queste sanzioni possono includere multe pesanti, sanzioni penali per i dirigenti coinvolti e il risarcimento dei danni alle vittime delle irregolarità denunciate.

Inoltre, le aziende possono subire gravi danni reputazionali a seguito di uno scandalo o di un’indagine su pratiche non etiche. La perdita di clienti, partner commerciali e investitori può comportare conseguenze finanziarie a lungo termine.

Le aziende non in regola con la normativa rischiano sanzioni amministrative fino a 50.000 Euro.

CHI PUÒ FARE UNA SEGNALAZIONE AZIENDALE?

Chiunque abbia un legame con l’azienda in cui sospetta si sia verificato un illecito può effettuare una segnalazione. Questo include una vasta gamma di individui, tra cui dipendenti attuali e passati, candidati a posizioni lavorative, volontari, tirocinanti, stakeholder, collaboratori esterni con funzioni di controllo o vigilanza. La diversità di persone coinvolte riflette l’importanza di coinvolgere tutte le parti interessate per garantire la trasparenza e l’etica nelle operazioni aziendali.

Per quanto riguarda il tipo di comportamenti che possono essere segnalati, la portata è estremamente ampia. È possibile denunciare una vasta gamma di attività che danneggiano gli interessi dell’azienda o dell’amministrazione. Ciò può includere:

1. Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali.
2. Condotte rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/01 o violazioni delle prescrizioni dei modelli di organizzazione, gestione e controllo.
3. Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE o delle normative nazionali rilevanti.
4. Illeciti relativi ad appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, sicurezza degli alimenti e dei mangimi, salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita e protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
5. Violazioni delle norme in materia di concorrenza e aiuti di Stato.
6. Violazioni delle norme in materia di imposte sulle società.

Tuttavia, è importante notare che alcune segnalazioni non sono accettate. Queste includono:

1. Semplici sospetti, senza prove concrete.
2. Rimostranze personali o questioni personali non rilevanti all’azienda.
3. Rivendicazioni attinenti al proprio rapporto di lavoro o di collaborazione con l’azienda.

Il processo di segnalazione dovrebbe essere utilizzato per esporre comportamenti veramente dannosi o illegali che coinvolgono l’azienda o l’amministrazione, piuttosto che questioni personali o dubbi vaghi. Questo assicura che il sistema di whistleblowing sia utilizzato in modo efficace per garantire l’integrità e l’etica aziendale.

“OUR WHISTLEBLOWING” DI NTS: LA SOLUZIONE ALL-IN-ONE PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Our Whistleblowing è il sofisticato software progettato per semplificare e ottimizzare la gestione delle segnalazioni aziendali. Questo potente strumento integra diverse funzionalità fondamentali, tra cui la gestione delle segnalazioni e delle comunicazioni, la tutela della privacy dei segnalatori e l’archiviazione sicura dei dati.

Ecco come funziona:

1. Attivazione del Servizio da Parte dell’Admin: l’azienda che si registra su Our Whistleblowing crea gli account per i Responsabili delle segnalazioni e attiva automaticamente una pagina dedicata per la segnalazione, assegnando un indirizzo unico (permalink).
2. Invio della Segnalazione da Parte dell’Utente: gli utenti interessati a effettuare una segnalazione accedono alla pagina dedicata alle segnalazioni. Qui, possono compilare un breve questionario per descrivere la segnalazione e scelgono se inviarla in forma anonima o fornendo i propri dati. Dopo l’invio, l’utente riceve un key code, essenziale per accedere successivamente alla propria segnalazione, per monitorare il suo stato o per aggiungere ulteriori dettagli. Tramite un sistema di messaggistica asincrona integrata, gli utenti possono anche dialogare in modo anonimo con il responsabile della segnalazione.
3. Presa in Carico della Segnalazione da Parte del Responsabile: La segnalazione viene visualizzata da un responsabile designato dall’azienda, che accede a un pannello di controllo utilizzando le proprie credenziali. Il responsabile prende in carico la segnalazione e può comunicare con l’utente in forma anonima, rispondendo alla segnalazione e, se necessario, richiedendo ulteriori dettagli o elementi aggiuntivi.
4.  Chiusura della Segnalazione da Parte dell’Ufficio Competente: La segnalazione viene gestita dal responsabile e, se necessario, trasmessa agli uffici competenti all’interno dell’azienda per l’adeguato trattamento. Una volta risolta o chiusa, la segnalazione viene archiviata in modo sicuro per futuri riferimenti.